Penetapan tata ruang kantor tidak bisa diputuskan dengan mudah begitu saja, lho. Sebab tata ruang sebuah tempat kerja dapat mempengaruhi kinerja pada karyawan, terdapat asas yang harus dipatuhi dalam penetapan jenis tata ruang kantor, berikut penjelasannya.
1. Keamanan dan Kenyamanan Kerja Karyawan
Asal tata ruang kantor satu ini berkaitan dengan hasil kerja yang nantinya akan dihasilkan karyawan. Bagaimana karyawan merasa aman dan nyaman ketika mengerjakan tugasnya tentu saja menjadi faktor penentu hasil kerja. Jadi, ketika menyusun tata letak kantor harus memperhatikan asas ini.
2. Penggunaan Segenap Ruangan
Asal kedua ini sangat berguna untuk diterapkan jika kamu memiliki ruang kantor yang tidak begitu luas. Jadi, usaha memaksimalkan penggunaan setiap sudutnya harus dipikirkan dengan matang.
3. Integrasi Kegiatan
Integrasi kegiatan berkaitan dengan interaksi semua karyawan dari seluruh divisi. Jadi, pastikan semua karyawan dapat berinteraksi dengan baik karena pencapaian perusahaan akan tergantung pada kekompakan kinerja karyawannya.
4. Jarak Terpendek
Tempat duduk setiap karyawan harus efisien peletakannya. Penataletakkannya harus diperhatikan dengan seluruh perkakas yang memang mereka butuhkan sehingga efisiensi kerja bisa dicapai.
5. Rangkaian Kerja
Ini juga berkaitan dengan asas keempat. Di mana perkakas kantor diletakkan harus diperhatikan terhadap siapa yang paling membutuhkan. Misal, seorang HRD harus duduk tidak jauh dari mesin pencetak karena dia sering menggunakannya.
6. Perubahan Susunan tempat Kerja
Sebuah ruang kantor yang baik adalah yang bisa ditata ulang tanpa membutuhkan banyak usaha dan banyak biaya. Terlebih, suasana baru sangat dibutuhkan oleh karyawan. Jadi, usaha untuk re-layouting ruangan memang harus dilakukan dengan cukup sering.
Jenis Tata Ruang Kantor
Terdapat 4 jenis tata ruang kantor, yaitu:
- Bersekat atau cubicle
- Tata ruang terbuka atau open plan
- Tata ruang panorama atau landscape office
- Tata ruang gabungan terbuka-tertutup atau mixed office.
Di artikel ini, KitaLulus hanya akan membahas dua jenis tata ruang, yaitu terbuka dan tertutup. Hal ini dikarenakan, keempat jenis tata ruang kantor di atas pada dasarnya datang dari tata ruang terbuka dan tertutup yang kemudian dikembangkan secara lebih kreatif.
Tata Ruang Kantor Terbuka
Mari bahas jenis tata ruang kantor yang pertama, yaitu tata ruang terbuka. Dari namanya, kita sudah memahami, kan, bahwa tata ruang ini akan terbuka alias tidak ada sekat sama sekali.
Pada umumnya, tata ruang kantor terbuka digunakan oleh startup dengan para pemimpinnya yang berusia muda. Tujuan utamanya: kekeluargaan dan cara interaksinya mudah.
Biasanya, tata letaknya adalah dengan menghadirkan meja panjang sebagai meja bersama. Dalam satu meja panjang tersebut akan digunakan per divisi atau dengan divisi terkait. Jarak antarmeja tidak terlalu jauh.
Meja-meja panjang tersebut akan terletak di satu ruang besar yang sama. Jika pun tidak dalam satu divisi memiliki banyak karyawan, nantinya sekat antarruang tidak akan terlalu memisahkan karena biasanya tidak berupa tembok batu bata, melainkan dinding kaca sehingga bisa melihat ke ruang sebelah dengan bebas.
Keuntungan Tata Ruang Kantor Terbuka
- Memudahkan interaksi antarkaryawan
- Mudah dalam berkomunikasi
- Mudah memantau terhadap keberadaan karyawan
- Meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja
- Hemat biaya
- Mudah diterapkan
Kekurangan Tata Ruang Kantor Terbuka
- Tidak memiliki privasi bagi karyawan
- Konsentrasi karyawan bisa terganggu
- Dapat mengganggu efektivitas kerja bagi karyawan yang membutuhkan keheningan
Tata Ruang Kantor Tertutup
Jika dalam tata ruang kantor terbuka per divisi hanya diberi satu meja panjang dan seperangkat kerjanya, untuk tata ruang kantor tertutup akan tersedia satu ruang untuk satu divisi. Bahkan, untuk satu karyawan juga memiliki tempat duduk bersekat yang biasanya disebut dengan kubikel.
Biasanya, bentuk tata ruang kantor tertutup ini bisa kamu jumpai di sebuah bank. Hal ini dikarenakan setiap pegawai bank memiliki privasi jobdesc masing-masing sehingga keamanan dan kenyamanannya benar-benar harus dijaga.
Keuntungan Tata Ruang Kantor Tertutup
- Privasi karyawan terjaga
- Konsentrasi karyawan terjaga
- Efektivitas kerja tinggi
- Karyawan bebas bekerja dengan gaya kerja masing-masing dengan leluasa
Kekurangan Tata Ruang Kantor Tertutup
- Kurangnya interaksi antarkaryawan yang berbeda divisi
- Pemimpin lebih sulit melakukan pemantauan terhadap karyawan
- Kinerja karyawan dengan daya saing rendah bisa menurun
- Membutuhkan biaya yang lebih banyak dalam penerapannya
